进入低成本办公时代

来源： 作者：李飞
进入低成本办公时代
——苍山县依托大学生村官实现基层办公的准无纸化
无纸化办公，是上世纪九十年代由美国学者提出的依托计算机和互联网技术为基础的一种低成本的办公模式。自本世纪初，随着计算机与互联网进入我国的各级党政事业单位并被作为日常办公的常规设备，许多省市地区将无纸化办公提上了日程；其中慈溪、马鞍山等地也已率先实现了政府办公的无纸化。
但无论是慈溪、马鞍山等地方政府还是各省的政府部门，他们的无纸化办公都只局限在乡镇以上的政府部门，甚至大部分地区都还只是在县局以上的行政单位初步实现了无纸化办公。这种现象的产生主要是由于通常意义上的无纸化办公需要大量的计算机与互联网，同时还需要服务器等大量的其他软硬件设施与之配套，因此需要大量的费用与相关人员。而这些，都是乡镇与农村很难具备的。
在我县，乡镇各单位经常需要村里上报一些数据以便留存统计或者上报。这些数据通常被制成表格等形式打印出来，由各工作区的总支书记负责领回发至各村相关负责人手中，由各村相关负责人填好后送到总支书记手中或者直接送到相关单位；再由该单位组织人手将送来的数据统计起来输入计算机。在这个过程中，乡镇各单位、总支书记、村相关负责同志打印、领交表格等所需的打印、加油等费用一年下来将是一笔不小的数字；同时也增大了三者的工作量。
针对这种现象，我县可以依托各乡镇现有的远程教育设备为硬件，以各乡镇的大学生村官为软件，将两者有机结合，以较低的成本实现我县镇村两级的无纸化办公；从而节约乡镇各单位、总支书记、包点人员及村相关负责同志的时间和金钱；减少不必要的浪费，降低工作量。同时作为全国较早甚至是第一个尝试基层无纸化办公的县，我们也可为今后我县及其他地区的基层无纸化办公积累一些经验与教训。
我认为现阶段较为符合我县实际情况的实施办法应是：
一、各乡镇的每个工作区依据面积的大小和工作量的多少分一至两名大学生村官与工作区的总支书记相结合，每个工作区申请一个专用的电子邮箱，统一上报到各乡镇办公室，由办公室发至本乡镇各单位；乡镇有需要上报的数据时，将表格发至各电子邮箱内并通知各总支书记，由各工作区依据实际情况自行决定是否将表格打印并发至各村并由总支书记通知各村和大学生村官填报时间及内容。
二、由工作区总支书记与大学生村官共同选择该工作区中一个合适的村支部作为报表点，每当需要报表时，总支书记或其他负责同志与大学生村官一起到报表点村支部等候，由各村负责人在规定时间到该村统一报表，然后由大学生村官统计后上传乡镇各单位电子邮箱，该单位只需将上传的数据统计就可。
三、除临时通知的情况外，由各乡镇将每月或者每年的一些固定报表整理成册，分发至各工作区、大学生村官和村中，以便三者可以提前准备，同时也避免了各单位每次重复通知的情况发生。
 
 
 
 
附件一：实施基层准无纸化办公能够节省的费用
以兰陵为例：
设兰陵镇117个村与政府的平均距离为15里地，一般面包车的百公里平均油耗为6个，那么平均每趟需耗油4元，加汽车磨损1元，按每村每月报表三次计算（仅固定报表便已达到）；各村每年的费用是21060元（117*5*3*12=21060）。
设每次工作区总支书记仅带回并发至各村，按每次油耗及磨损需5元计算，全镇16个工作区每年的费用是2880元（16*5*3*12=2880）.
设乡镇各单位每次打印、通知、再次输入的费用为100元，全镇每年的此类费用是3600元（100*3*12=3600）.
三者共计27540元。
按照上述计算，仅兰陵一个镇每年按准无纸化办公便可节省资金两万元左右，全县23个乡镇及经济开发区，按每乡镇每年节省一万五千元计算，每年便可节省费用近三十五万元。
 
 
附件二：各地的无纸化办公（慈溪、宜宾、湖南省商务厅、甲路镇）
 
*包括各乡镇的无纸化办公在内，到目前为止都没有涉及到农村一级！
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